Contrat d’abonnement SaaS Gestioo

Dernière mise à jour : 9 juillet 2026

Le présent Contrat d’abonnement SaaS Gestioo régit l’abonnement à la plateforme Gestioo, incluant les services de gestion documentaire, signature électronique, scellement, conservation, traçabilité, voûte sécurisée et fonctionnalités connexes offerts par Gestioo.

Ce contrat complète les Conditions d’utilisation, l’Addendum sur le traitement des données, la Politique de confidentialité, la page Sécurité, la liste des Sous-traitants et la Politique sur les témoins. En cas de contradiction, les documents plus spécifiques s’appliquent à leur sujet respectif.

Ce brouillon technique devra être validé par un conseiller juridique avant un lancement commercial public.

1. Parties

9570-1207 Québec inc.
Gestioo, Gestion Municipale
2260 rue KENNAN-JENCKES
Sherbrooke, Québec
Canada, J1M 0A5

ci-après « Gestioo », « nous » ou le « Fournisseur »;

et

l’organisme municipal, municipalité, MRC, régie, organisme public, entité apparentée ou autre organisation qui crée un compte, souscrit un abonnement ou utilise la plateforme Gestioo,

ci-après le « Client ».

2. Formation du contrat

Le contrat est formé lorsque la personne qui complète le parcours d’abonnement confirme son autorisation, accepte les documents applicables et poursuit vers le paiement ou l’activation de l’abonnement.

Cette acceptation peut être effectuée électroniquement, notamment par une case à cocher, un bouton d’activation, une confirmation dans l’interface Gestioo, une confirmation Stripe ou tout autre mécanisme électronique raisonnable.

Le Client reconnaît que Gestioo peut conserver une preuve technique de l’acceptation, incluant la date, l’heure, le nom, le courriel, l’organisation, le domaine courriel, les documents applicables, leurs versions et des métadonnées techniques raisonnables.

3. Autorité de la personne qui accepte

La personne qui accepte le présent contrat confirme être autorisée à créer le compte, souscrire l’abonnement et engager le Client pour l’abonnement sélectionné.

Le Client est responsable de s’assurer que l’abonnement respecte ses règles internes, politiques d’approvisionnement, règles de délégation, règles de gestion contractuelle et lois applicables.

Gestioo n’est pas responsable de vérifier les règles internes d’approvisionnement du Client avant l’activation d’un abonnement self-serve.

4. Description du service

Gestioo fournit une plateforme SaaS pouvant inclure notamment :

• la gestion de documents municipaux;
• la signature électronique;
• la création et l’utilisation de gabarits;
• la conservation de documents;
• la voûte sécurisée;
• les journaux d’audit;
• la gestion des utilisateurs, rôles et permissions;
• les intégrations SSO Microsoft 365 ou Google Workspace selon configuration;
• les services de notification;
• les services de stockage, scellement, export et preuve selon configuration;
• les fonctionnalités liées à la protection des renseignements personnels et à la traçabilité.

Les fonctionnalités exactes peuvent varier selon le forfait, la configuration, les intégrations disponibles, les fournisseurs activés et l’état de l’abonnement.

5. Comptes, accès et SSO

Le Client est responsable de ses utilisateurs, administrateurs, rôles, permissions et accès.

Lorsqu’un fournisseur d’identité est connecté, l’authentification peut être déléguée à Microsoft Entra ID / Microsoft 365, Google Workspace ou tout autre fournisseur supporté.

Le Client demeure responsable de la gouvernance de ses comptes, groupes, administrateurs, accès SSO, appareils, politiques MFA et permissions internes.

6. Abonnement, facturation et taxes

Gestioo est offert en forfaits par paliers. Chaque forfait comprend l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme et un nombre de licences incluses; des licences additionnelles peuvent être offertes selon le forfait, au tarif unitaire affiché. Du stockage additionnel peut également être facturé par paliers mensuels lorsque l’utilisation dépasse le stockage inclus, selon la grille tarifaire en vigueur. La grille tarifaire en vigueur est présentée sur la page des forfaits et récapitulée avant tout paiement.

Les frais sont calculés selon le forfait choisi, le nombre de licences, les taxes applicables et les paramètres de facturation en vigueur au moment de l’abonnement. Sauf indication contraire, la facturation est annuelle; les prix peuvent être affichés en équivalent mensuel à titre indicatif.

Un essai gratuit peut être offert, sans carte de paiement. À l’échéance de l’essai, l’abonnement ne se convertit en abonnement payant que si le Client fournit un moyen de paiement.

La facturation peut être traitée par Stripe ou par tout autre fournisseur de paiement ou facturation utilisé par Gestioo.

Sauf indication contraire, les abonnements sont renouvelables selon le cycle choisi. Le Client peut annuler ou modifier son abonnement, incluant changer de forfait, selon les fonctionnalités disponibles dans Gestioo, Stripe ou par demande au support lorsque nécessaire.

Les taxes applicables sont calculées selon les informations de facturation fournies par le Client.

7. Données du Client

Le Client demeure propriétaire ou responsable des documents, fichiers, renseignements, métadonnées, contenus et données qu’il téléverse, génère, traite, signe, conserve ou communique dans Gestioo.

Gestioo traite les données du Client uniquement afin de fournir, sécuriser, maintenir, améliorer raisonnablement et soutenir les services, sous réserve des documents applicables.

Les règles détaillées sur le traitement des données sont prévues dans l’Addendum sur le traitement des données.

8. Renseignements personnels et confidentialité

Lorsque Gestioo traite des renseignements personnels pour le compte du Client, l’Addendum sur le traitement des données s’applique.

Gestioo maintient des mesures raisonnables de sécurité et de confidentialité adaptées à la nature du service, aux fonctionnalités utilisées et à la configuration applicable.

Le Client demeure responsable de déterminer si Gestioo convient aux catégories de renseignements qu’il choisit de traiter dans la plateforme.

9. Sécurité

Gestioo applique des mesures raisonnables pouvant inclure notamment :

• chiffrement en transit;
• contrôle des accès;
• séparation logique des organisations;
• journalisation;
• sauvegardes;
• restrictions d’accès internes;
• mécanismes d’audit;
• gestion des incidents;
• intégration SSO selon configuration;
• stockage privé des documents selon configuration.

Les mesures applicables sont décrites plus en détail dans la page Sécurité et l’Addendum sur le traitement des données.

Aucune plateforme ne peut garantir une sécurité absolue. Le Client doit aussi appliquer ses propres mesures, notamment la gouvernance des comptes, MFA, gestion des appareils, formation des utilisateurs et contrôle des accès.

10. Sous-traitants et fournisseurs

Gestioo peut utiliser des fournisseurs et sous-traitants pour fournir le service, notamment pour l’hébergement, la base de données, l’authentification, le stockage, les courriels, le paiement, la signature électronique, la validation, l’observabilité ou d’autres fonctions techniques.

La liste des sous-traitants actifs ou utilisés selon configuration est publiée dans la page Sous-traitants.

Le Client autorise l’utilisation de ces fournisseurs dans la mesure nécessaire à la fourniture du service et selon les documents applicables.

11. Signature électronique

Gestioo fournit des outils de signature électronique, de traçabilité, de certificat, de scellement et de conservation.

La validité ou la force probante d’une signature peut dépendre du type de document, du contexte, de l’identité et autorité des signataires, du consentement, des lois applicables, de la conservation des preuves et de l’usage fait par le Client.

Gestioo ne fournit pas d’avis juridique au Client sur la validité d’un document ou d’une signature dans un contexte particulier.

12. Disponibilité, maintenance et support

Gestioo vise à maintenir la plateforme disponible et fonctionnelle, sous réserve des maintenances, incidents, fournisseurs tiers, interruptions réseau, force majeure, erreurs de configuration du Client ou autres événements raisonnablement hors du contrôle de Gestioo.

Les engagements de support ou de disponibilité peuvent être décrits dans une politique de support, un SLA ou une entente particulière.

13. Utilisation acceptable

Le Client ne doit pas utiliser Gestioo pour :

• violer une loi applicable;
• téléverser du contenu illégal;
• tenter d’accéder à des données ou systèmes non autorisés;
• contourner les mécanismes de sécurité;
• perturber la plateforme;
• effectuer de l’ingénierie inverse non autorisée;
• compromettre la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité du service;
• utiliser Gestioo d’une manière qui expose indûment des renseignements sensibles sans mesures appropriées.

Gestioo peut suspendre l’accès en cas d’utilisation abusive, risque de sécurité, non-paiement ou violation importante des documents applicables.

14. Conservation, export et suppression

Les règles de conservation, export, suppression et voûte sécurisée peuvent varier selon le type de document, son statut, son scellement, les obligations de preuve, les paramètres d’archivage, les obligations légales, les sauvegardes et les fonctionnalités utilisées.

Les documents municipaux classés sont conservés selon les délais du calendrier de conservation dérivés du recueil BAnQ MUN-2025 par rubrique. Tant qu’un document n’est pas classé, il est conservé par défaut plutôt que supprimé, et aucune destruction n’est automatique : toute disposition passe par une approbation humaine avec procès-verbal, sous verrouillage d’archives (Object Lock) et retenue légale (Legal Hold) le cas échéant.

Certains documents scellés, preuves, journaux d’audit, certificats, exports ou archives peuvent être conservés plus longtemps afin de préserver leur valeur probante, respecter des obligations légales ou permettre un audit raisonnable.

Les modalités détaillées sont prévues dans l’Addendum sur le traitement des données et les fonctionnalités applicables.

15. Suspension et résiliation

Gestioo peut suspendre ou limiter l’accès au service en cas de non-paiement, risque de sécurité, violation des conditions, demande du Client, obligation légale ou fin d’abonnement.

À la fin de l’abonnement, Gestioo peut offrir une période d’export ou des mécanismes de récupération selon les fonctionnalités disponibles, les obligations applicables et les limites techniques.

16. Exclusions et limites

Dans la mesure permise par la loi, Gestioo ne garantit pas que la plateforme sera ininterrompue, exempte d’erreurs, adaptée à tous les usages particuliers du Client ou conforme à toutes les exigences internes du Client.

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de Gestioo découlant du service est limitée aux montants payés par le Client à Gestioo pour le service concerné au cours des douze mois précédant l’événement donnant lieu à la réclamation.

Cette limite ne s’applique pas dans les cas où la loi interdit une telle limitation, notamment en cas de faute intentionnelle, faute lourde ou autre responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée par la loi applicable.

17. Responsabilités du Client

Le Client est responsable :

• des données et documents qu’il traite dans Gestioo;
• de l’autorité de ses utilisateurs et signataires;
• de la configuration de ses accès;
• de ses règles internes d’approvisionnement;
• de ses obligations légales propres;
• de l’exactitude des informations fournies;
• de la gestion de ses administrateurs;
• de la conservation de ses propres copies lorsque requis;
• de l’usage qu’il fait des documents exportés, signés ou conservés.

18. Modifications

Gestioo peut modifier les documents applicables afin de refléter l’évolution du service, des fournisseurs, des lois, des mesures de sécurité ou des pratiques opérationnelles.

Lorsque des modifications importantes affectent matériellement les droits ou obligations du Client, Gestioo fournira un avis raisonnable lorsque requis ou approprié.

L’utilisation continue du service après l’entrée en vigueur des modifications constitue une acceptation des documents modifiés, sous réserve des droits de résiliation applicables.

19. Droit applicable

Le présent contrat est régi par les lois applicables au Québec et au Canada.

Sauf disposition impérative contraire, les parties conviennent que les tribunaux du Québec sont compétents pour tout différend découlant du présent contrat.

20. Contact

9570-1207 Québec inc.
Gestioo, Gestion Municipale
2260 rue KENNAN-JENCKES
Sherbrooke, Québec
Canada, J1M 0A5

Support : support@gestioo.co
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